Смена юридического адреса - это вид изменений, который, согласно российскому законодательству, в обязательном порядке вносится в учредительные документы юридического лица и в ЕГРЮЛ.

Зачем нужно менять адрес?

На это есть несколько причин, например, если компания меняет место нахождения или кончился срок договора аренды (субаренды) покупного адреса, а собственник не дает согласия на пролонгацию. Но это причины, зависящие от взаимоотношений с собственником юридического адреса компании. Самое неприятное, когда по истечении некоторого времени, ваш юридический адрес становится массовым (проверку на массовость и внесение в так называемый «черный список» можно осуществить на сервисе налоговой). Особенно это волнует компании, занимающиеся экспортом товаров и возмещением НДС. Такие фирмы проходят ежеквартальные камеральные проверки (вне зависимости от срока их создания). И потому таким фирмам нужен «чистый, с подтверждением» юридический адрес, с которым не возникает проблем при проверке и доставке почты из налоговой. Например, возникают сложности с доставкой почты или с организацией выездной проверки из налоговой. В любом случае, смена адреса влечет целый ряд изменений.

Всего есть три вида смены юридического адреса:

• в пределах одного субъекта без перевода в другую ИФНС;
• с переводом в другую инспекцию;
• переезд в другой регион.

Все эти три вида смены адреса имеют общие моменты, как: подготовка документов для регистрирующего органа и регистрация изменений, сверки и смена ПФР.
Для начала рассмотрим первый вариант.

Смена юридического адреса в пределах одного субъекта без перевода в другую ИФНС

Подготовка документов для налоговой

Решение (протокол)

Смена юридического адреса организации, это решение участников, требующее внесения изменений в уставные документы общества. Для изменения сведений в уставные документы общества, созывается общее собрание участников (акционеров) организации, на котором принимается решение о смене юридического адреса компании. По результатам собрания готовится протокол и подписывается всеми участниками или председателем и секретарем, если таковые были назначены. Если у организации один участник (акционер), то готовится решение, которое он же и подписывает.
С 1 сентября 2014 года появились серьезные изменения в ГК РФ (Пункт 3 статьи 67.1) в плане проведения собраний. Теперь принятие решения собрания должно подтверждаться либо путем нотариального заверения протокола, либо с использованием технических средств (например, аудио- и видеозапись). Причем, для использования технических средств понадобится либо каждое собрание вносить вопрос о подтверждении в повестку дня, либо включить данную норму в устав.

Устав

В протоколе (решении) должен содержаться пункт о согласии участников с изменением юридического адреса фирмы об утверждении нового местонахождения общества и об утверждении новой редакции устава компании или изменений к нему. Новый устав (или изменения к нему) подаются в налоговую в двух экземплярах.
Изменения в ГК РФ с 1 сентября 2014 года (пункт 5 статьи 54 ГК РФ) предусматривают новую норму об адресе места нахождения юридического лица. Теперь адресом места нахождения юридического лица определяется место его государственной регистрации на территории Российской Федерации путем указания наименования населенного пункта (муниципального образования). То есть в уставе теперь достаточно указать название населенного пункта, в котором находится юридическое лицо. В ЕГРЮЛ будет необходимо вносить полный адрес, вплоть до номера офиса – т.к. нужно осуществлять связь с юридическим лицом для почтовой корреспонденции от налоговиков.

Заявление по форме Р13001

Это форма об изменениях, вносимых в учредительные документы. В заявлении необходимо заполнить титульный лист, лист Б на юридический адрес и лист М на заявителя. В этой форме мы и прописываем адрес в полном соответствии с КЛАДРом.

Документы от собственника помещения

Данные документы не обязательны для предоставления в налоговую, и их отсутствие не должно послужить обоснованной причиной отказа в регистрации изменений в налоговой, хотя бы потому, что в ФЗ №129 они не упомянуты в качестве обязательных. Хотя в ИФНС 46 так не считают. В налоговую договор аренды или субаренды подавать не нужно, т.к. до регистрации изменений для налоговых органов они не имеют силы.
Но если нет другого документа (например, гарантийного письма) или клиент принципиально настаивает на сдаче в регистрирующий орган договора аренды, то можно и подать. Не будет лишней и копия свидетельства от собственника о праве собственности сдаваемого в аренду помещения. Если у организации в собственности есть свое помещение, то в комплект документов для налоговой необходимо вложить нотариально заверенную копию свидетельства о праве собственности организации на данную площадь либо простую копию, заверенную лицом, имеющем право без доверенности действовать от имени организации.

Квитанция об оплате пошлины

За регистрацию изменений в учредительных документах предусмотрена пошлина в размере 800 рублей. К пакету документов необходимо приложить оригинал документа, подтверждающего уплату данной пошлины: квитанция (платеж только от имени лица, уполномоченного действовать от имени общества без доверенности) или платежное поручение с отметкой банка (синяя печать операционистов, просто распечатка из КБ может не пройти).
С 14 марта 2014 года квитанцию предоставлять необязательно, так как налоговая сама отслеживает уплату госпошлины. Однако лучше предоставить, хотя бы копию.

Подача документов в налоговую

Предоставить пакет документов в налоговую инспекцию необходимо в течение трех дней с момента принятия решения о необходимости внесения изменений. Подавать документы может лично генеральный директор организации или лицо, уполномоченное на это доверенностью фирмы (доверенность должна быть нотариально удостоверена).
Подтверждением того, что вы подали документы, является расписка от налогового органа в принятии документов, в которой указывается, кроме всего, и дата получения изменений по регистрационным действиям. В данной описи будет указана дата, когда необходимо обратиться за готовыми документами. При подаче документов по нотариальной доверенности, представителю точно также дают расписку с датой получения готовых документов. В конверте через канцелярию теперь документы не подаются.
На основании документов, поданных заявителем, регистрирующий орган вносит изменения в ЕГРЮЛ. Процедура регистрации изменений занимает 5 рабочих дней.

Получение документов из налоговой

На шестой день после подачи заявления вы можете получить документы – новое свидетельство о государственной регистрации, лист изменений из ЕГРЮЛ и зарегистрированные учредительные документы, т.е. устав или изменения к нему. Получить документы может как лично руководитель, так и доверенное лицо (второй раз доверенность предоставлять не нужно, она уже есть в регистрационном деле). В МИФНС №46 обычно документы выдают под вечер дня выдачи, так как долго проверяют новый адрес места нахождения юридического лица.

Кого уведомить?

Росстат

После смены юридического адреса и регистрации изменений в налоговой, необходимо обновить коды статистики. Для этого вам понадобятся копии следующих документов: решение о смене юридического адреса, актуальный лист записи и свидетельство о регистрации. Все это вы подаете в Госкомстат, который на основании документов выдаст вам уведомление с новыми кодами. Как правило, письмо можно получить в день обращения.

Внебюджетные фонды

С 5 мая 2014 года фонды обо всем уведомляет сама налоговая.

Банк

Обязанность по уведомлению банка лежит на вас, налоговая не имеет к этому никакого отношения. Вам надо будет поменять банковские карточки для каждого открытого счета.
Заявление пишется в простой произвольной форме : «Просим внести в наше юридическое дело изменения, связанные со сменой юридического адреса компании, копии документов…… прилагаются». Никакого полного пакета документов прикладывать к заявлению не нужно. О том, в какой форме подавать заявление, уточните в банке. К заявлению приложите копии протокола (решения), уведомление из Госкомстата, лист записи и свидетельства о внесении изменений.

Контрагенты

Не следует забывать деловой этикет и уведомить о смене юридического адреса своих партнеров. Обычно срок, в который необходимо известить контрагента, указан в договоре. Извещение вы пишите в свободной форме и отправляете по почте заказным или ценным письмом с описью вложения.
Таким образом, мы рассмотрели первый вариант смены юридического адреса. Перейдем ко второму.

Смена юридического адреса со сменой ИФНС (в пределах одного региона)

Смена адреса и вместе с ним налоговой имеют ряд особенностей, на которые будет сделан упор в данной главе.

Регистрация изменений

Начинается все, как обычно, с регистрации изменений, то есть с внесения соответствующей записи в ЕГРЮЛ. Для этого необходимо подготовить соответствующие документы, а именно:

• решение (протокол) о смене юридического адреса (готовится по итогам общего собрания, где участники решают вопрос о смене адреса и внесении соответствующих изменений в устав);
• заявление по форме Р13001 (заполняется титульный лист, лист Б и лист М);
• устав или изменения к нему (готовится два оригинала с указанием нового юридического адреса организации);
• документы от собственника помещения (гарантийное письмо, копия свидетельства о праве собственности, заверенная печатью собственника). Данные документы не являются обязательными, но лучше их иметь, так как без них регистрирующий орган не проведет смену юридического адреса.
• платежное поручение, заверенное печатью банка, или квитанция об оплате госпошлины (размер пошлины составляет 800 рублей, в налоговую предоставляется оригинал квитанции). Причем нужно обратить внимание на то, кто написан в квитанции в качестве плательщика, – уплата неуполномоченным лицом является основанием для отказа в регистрации.

Далее весь этот пакет документов подается в регистрирующий орган в течение 3-х рабочих дней с даты принятия решения. Регистрация изменений займет 5 дней.

Снятие с учета в прежней ИФНС и постановка на учет в новой ИФНС

Не позднее 1 дня с момента внесения изменений в Реестр юридических лиц регистрирующий орган отправляет уведомления о состоявшихся изменениях (выписки из ЕГРЮЛ) в старую и новую ИФНС. Также в течение суток прежняя налоговая должна снять организацию с учета и выдать ей уведомление по форме №09-1-5. При этом датой снятия с учета в прежней налоговой, как и датой постановки на учет в новой налоговой будет являться дата внесения изменений в реестр. В течение 3-х дней со дня снятия с учета прежняя налоговая обязана отправить дело компании (учетное дело, бухгалтерскую отчетность и т.д.) в новую налоговую.
При смене ИФНС у компании остается прежний ИНН (этот номер в принципе неизменен), меняется лишь КПП.
На практике налоговики не всегда соблюдают установленные сроки, поэтому процесс перехода из одной инспекции в другую может продлиться более 30 дней. Полностью дела будут переданы в новую ИФНС, когда пройдет сверка и выездная проверка. К счастью, выездные проверки при смене организацией адреса в одном регионе проводятся очень редко, но чуть ниже я об этом все-таки расскажу.

Сверка

К моменту передачи дела из одной налоговой в другую желательно завершить процесс сверки расчетов налогоплательщика, которая нужна, чтобы зафиксировать с налоговой сумму задолженностей или переплат по налогам, чтобы она совпадала с данными организации. Чем быстрее пройдет сверка, тем быстрее прежняя налоговая произведет выгрузку данных для Вашей новой налоговой. Чтобы ускорить этот процесс многие компании проводят сверку заранее, до регистрации изменений. Налоговый орган не вправе отказать Вам в сверке, так как статья 32 (пункт 1, подпункт 11) НК РФ гласит, что «налоговые органы обязаны осуществлять по заявлению налогоплательщика, плательщика сбора или налогового агента совместную сверку расчетов по налогам, сборам, пеням и штрафам. Результаты совместной сверки расчетов по налогам, сборам, пеням и штрафам оформляются актом. Акт совместной сверки расчетов по налогам, сборам, пеням и штрафам вручается (направляется по почте заказным письмом) или передается налогоплательщику (плательщику сбора, налоговому агенту) в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи в течение следующего дня после дня составления такого акта».
Для проведения сверки фирма подает в инспекцию заявление, получив которое (по почте или лично от заявителя) инспектор составляет акт. Если сведения, представленные в акте, не отличаются от данных организации, то на документе ставится отметка «Согласовано без разногласий». Эта процедура не должна длиться дольше 10 дней. Если же есть несовпадения, то ставится отметка «Согласовано с разногласиями», в таком случае срок проведения сверки может занимать 15 дней.
В эти сроки не входят дни, затраченные на доставку актов сверки, то есть время сверки может увеличиться за счет длительной почтовой пересылки документов (если вы их отправляете и получаете по почте, а не лично).
Данный акт прикладывается в пакет документов, которые прежняя ИФНС передает в новую.

Проверка

Часто бывает, что налоговые инспекции устраивают выездные проверки налогоплательщиков.
Как правило, план проверок утверждается заранее. Если фирмы в плане нет, никто ее не проверит. А для внеплановой проверки нужны веские основания (просто так никто не позволит проверять организацию).
Во время проверки налоговики знакомятся с документами компании и осматривают помещение.
Перед проведением подобного мероприятия вам выдается «Решение о назначении выездной налоговой проверки», которое подписано руководителем налоговой инспекции. В решении указаны дата ревизии, имена проверяющих, а также перечень налогов и период, которых коснется проверка. Налоговики имеют право смотреть любые документы, относящиеся к деятельности, не выписывая конкретных требований о предоставлении документов.
При переезде не получится избежать плановой выездной проверки налоговой. У вас удастся лишь оттянуть срок ее начала, ревизия в любом случае будет произведена, но уже инспекторами из новой ИФНС.
Проверки, начатые до переезда, то есть до снятия учета, завершит ваша прежняя налоговая, а исполнять решение по результатам будет уже новая ИФНС.
После завершения проверок и сверок ваша прежняя инспекция должна передать полностью ваше дело в новую налоговую.

К сведению

Увы, даже после проведения сверки, проверки и передачи дел в новую ИФНС могут возникнуть вопросы и спорные моменты.
Судебные споры, которые возникли с прежней инспекцией до снятия с учета, завершает старая ИФНС и только после этого передает дела в новую налоговую. Все денежные средства в таком случае будут уплачиваться в новую инспекцию.
Если у налогоплательщика до смены адреса образовалась переплата по налогам, то ее должны вернуть на расчетный счет организации или зачесть в счет будущих платежей в новой ИФНС.
Если на момент снятия с учета за компанией имеется недоимка средств по уплате налогов, то перевод из одной ИФНС в другую осуществляется вместе с этой недоимкой. Прежняя налоговая может потребовать у компании уплаты всех налогов до перевода дел, но такое требование не законно, и основано оно лишь на нежелании делиться средствами с новой ИФНС своего бывшего налогоплательщика.
Периодически возникают трудности и со сдачей отчетов в промежутке неопределенности между двумя ИФНС. Если фирма числится в новой налоговой, но дела еще не переданы, то отчетность все равно сдается в новую. Трудность возникает, когда вы уже сменили адрес, а КПП вам еще не присвоили. То есть по адресу компания относится к новой налоговой, но на учете стоит все еще в старой. Вот тут серьезная проблема, которую нужно решать лично: необходимо обратиться в старую налоговую и снять компанию с учета, затем обратиться в новую налоговую и поставить компанию на учет. Отчетность в это время сдается в обе налоговые. Параллельно вы можете написать жалобы в ФНС на бездействие.
Зачастую во время «переезда» из одной ИФНС в другую теряются документы. Чтобы потом не было проблем, сразу после перевода дел поинтересуйтесь у инспектора в новой налоговой, все ли необходимые документы были переданы.

Менять ли внебюджетные фонды?

Если при смене юридического адреса меняется ИФНС, то организация, скорее всего, переедет и в новый Пенсионный Фонд. Так как ПФР не прикреплен в ИФНС, а закреплен на определенной территории, то вполне может случиться так, что ваш новый адрес будет находиться в юрисдикции прежнего отделения ПФР, а отделение ИФНС придется менять.
Согласно пункту 17 Постановления Правления Пенсионного Фонда РФ от 13 октября 2008 года №296п «снятие организаций с регистрационного учета в качестве страхователей осуществляется в течение 5 дней со дня представления в установленном порядке федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим государственную регистрацию юридических лиц, сведений, содержащихся в ЕГРЮЛ, в территориальный орган ПФР». То есть снятие с учета в ПФР должно происходить автоматически, как, в принципе, и постановка на учет в новом отделении. В соответствии с данным постановлением ПФР вносит в карточку страхователя следующие данные:

• дату регистрации изменений в ЕГРЮЛ, связанные с изменением юрадреса;
• дату снятия с учета;
• статус страхователя;
• причину снятия с учета.

После этого Пенсионный фонд снимает вас с учета, отправляет ваше дело в электронном виде в новый ПФР, где вас ставят на учет. Свидетельства и уведомления должны быть направлены вам почтой. Но на практике случается иначе: снимать свою фирму с учета в одном ПФР и ставить на учет в другом ПФР придется самостоятельно. Многие регистраторы советуют и даже обязывают своих клиентов лично подавать заявления, так как если ждать каких-либо действий от ПФР или иных гос.органов, то можно не дождаться.
Если у вас имеются какие-то задолженности перед вашим прежним фондом, то необходимо их погасить. Далее вам необходимо обратиться в прежний ПФР с заявлением от руководителя с просьбой снять организацию с учета, приложив к нему копии протокола (решения) о смене адреса и лист записи из ЕГРЮЛ. В новое отделение ПФР также желательно предоставить уведомление о снятии с учета. Многие советуют на всякий случай взять с собой протокол (решение) и лист записи. Предоставлять документы может любое доверенное лицо, чаще всего это бухгалтер.
ФОМС ни менять, ни уведомлять о смене адреса не нужно.
Бывает, что необходимо также поменять ФСС, но такая потребность возникает, чаще всего, при переезде компании в другой регион, о чем мы и поговорим в следующей главе данной статьи.

Смена юридического адреса со сменой ИФНС (с переездом в другой регион)

Давайте подробно рассмотрим все последствия, которые влечет за собой переезд в другой регион.

Новая печать

При смене юридического адреса организация должна изготовить новую печать, где будет указан новый регион регистрации. Старая печать, которая подлежит замене, должна быть уничтожена специальной комиссией, созданной приказом руководителя. Количество лиц, входящих в комиссию также определяется руководителем, их может быть два и более. Комиссия определяет способ уничтожения печати, предполагающий полное разрушение печатающей поверхности и самой формы для того, чтобы предотвратить возможность восстановления и использования данной печати. Например, печати, изготовленные из резины, каучука, фотополимеров, можно порезать на мелкие части или сжечь, а изделия из металла опилить, т.е. стереть печатающую поверхность напильником. После уничтожения печати составляется акт, в котором указаны способ, время и место уничтожения, основание для уничтожения, состав комиссии и заключение комиссии.
Замена печати производится на основании распоряжения руководителя организации. Процесс создания новой печати заметно упростился с отменой обязательного внесения оттиска в Реестр печатей. Теперь достаточно предоставить в компанию по изготовлению печатей свидетельство о регистрации организации и в этот же день получить новую печать.

Смена внебюджетных фондов

При переезде в другой регион придется менять и ПФР, и ФСС. Но это, к счастью, уже не ваша головная боль. По закону снятие и постановка на учет страхователе производится благодаря межведомственному обмену электронными документами. То есть ваши данные автоматически попадут в новые фонды, где вас также автоматически поставят на учет. Вы же ради успокоения души можете спустя какое-то время позвонить туда и убедиться, все ли нормально.
Процедура снятия с учета, так же как и постановки на учет в ФСС происходит автоматически посредством межведомственного уведомления: регистрирующий орган отправляет в фонд уведомление о состоявшихся изменениях, после чего ФСС принимает решение о снятии организации с учета.
Датой снятия с учета в ФСС будет день, когда в Реестр юридических лиц была сделана запись об изменении.
Прежнее отделение Фонда должно передать учетное дело страхователя в новое отделение.
Благодаря Информации ФСС РФ «Об усовершенствовании порядка предоставления ФСС РФ государственных услуг» с 1 октября 2011 упростился порядок снятия и постановки на учет и сократился перечень необходимых документов для осуществления этих процедур.
Теперь не нужно предоставлять свидетельство о регистрации и свидетельство о постановке на учет в налоговой. Фонд регистрирует организацию в течение 5 дней с момента получения информации от регистрирующего органа.
Банк
При переезде вы можете менять кредитную организацию, а можете не менять, тут все зависит от удобства дальнейшей работы с вашим банком. К тому же сейчас почти у всех банков есть услуга «интернет-банк», которая позволяет пользоваться счетом вне зависимости от места нахождения организации.
Единственное, что нужно будет обязательно сделать при переезде фирмы, так это поменять банковскую карточку, так как на ней указаны адрес организации и оттиск печати, и предоставить в банк пакет с копиями документов для внесения изменений в ваше дело. При переезде в другой регион соответственно меняется и то, и другое, поэтому возникает необходимость оформить новую карточку.